Projekt 18027/01

Modellprojekt zur Vereinfachung des UM-Infoprozesses – Produktentwicklung einer zertifizierungsfähigen Handbuchalternative auf Basis von Standardsoftware

Projektdurchführung

Zentrum für integrierten Umweltschutz e. V.
Danziger Str. 4
34369 Hofgeismar

Zielsetzung und Anlass des Vorhabens

Der Prozess der Informationseinholung in Umweltmanagementsystemen wird mit zunehmender Komplexität des Regelungsumfangs immer aufwändiger. Eine zielführende Informationsvermittlung, die den erforderlichen Verantwortungsumfang aus Sicht einzelner Teilnehmer vor Augen führt, kann zum heutigen Zeitpunkt weder durch Dokumentenverwaltungssysteme noch durch die klassischen Managementdokumentationen, wie z.B. Handbücher, erfüllt werden. Die Akzeptanz des UM-Systems leidet somit erheblich unter dem Dokumentationsaufwand und wird für die tägliche Arbeit i.d.R. wenig genutzt. Der Erfolg eines UM-Systems hängt aber entscheidend von der Nutzung und Bekanntheit der im System hinterlegten Regelungen ab. Vor diesem Hintergrund entsteht die Forderung nach einem Instrument, das auf einfache Art und Weise eine detaillierte sowie zielführende Informationsvermittlung ermöglicht und gleichzeitig in der Lage ist, Gesamtzusammenhänge zu vermitteln. Das Instrument, das nachfolgend als VIS (Verantwortungsinfosystem) bezeichnet wird, soll UM-Handbücher ersetzen können und den Anspruch an Validierungs- oder Zertifizierungsfähigkeit nach EMAS bzw. ISO 14001 erfüllen. Der Zeitaufwand für die selektive Informationseinholung, die aus Sicht des Informationsempfängers vollständig sein soll, darf wenige Minuten betragen, der Informationsumfang, der zu lesen ist, reduziert sich auf wenige Seiten.


Darstellung der Arbeitsschritte und der angewandten MethodenA: Referenzphase: Auftaktworkshop, Explorationsgespräche
B: Selektionsphase: Auswertung der Explorationsgespräche, Machbarkeitsprüfung, Erstellung des Pflichtenheftes, Bericht zur Nicht-Umsetzbarkeit
C: Umsetzungsphase: Programmierung gemäß Pflichtenheft, Praxisbeispiel erstellen, Bildschirmvideo erstellen, Hilfesystem erstellen, interner Test der Programmabläufe, Prototypen-CD-ROM erstellen
D: Testphase: Testkatalog erstellen, Testablauf besprechen, Test durchführen und Ergebnisse dokumentieren, Testergebnisse besprechen
E: Evaluierungs- und Produktphase: Beseitigung von Programmfehlern, Korrektur bzw. Erweiterung der Anwendungsabläufe, CD-ROM erstellen, Layout und Druck der CD-Hülle


Ergebnisse und Diskussion

Die genannten Arbeitsschritte und Methoden wurden inhaltlich vollständig umgesetzt. Die Probanden wurden insbesondere in den Phasen A (Workshop, Explorationsgespräche) und D (Testdurchführung) eingebunden. Die Zusammenarbeit im Projekt wurde von allen Beteiligten als sehr offen und konstruktiv empfunden. Durch den kontinuierlich stattfindenden Austausch war stets eine vollständige Erfassung neuer Ideen und Impulse gegeben. Im Ergebnis liegt das VIS (Verantwortungsinfosystem) als fertige eigenständige Software vor, die durch folgende Leistungsmerkmale beschrieben werden kann:
· Das VIS basiert auf Standardsoftware und ist daher von jedem Unternehmen, dass die Lizenzen für Microsoft Excel ab Version 97 besitzt, einsetzbar.
· Mit Hilfe des VIS wird jedes Unternehmen in die Lage versetzt, ein Umweltmanagementsystem aufzubauen. Sämtliche Anforderungen aus umweltrelevanten Rechtsvorschriften, EMAS oder der ISO 14001 sind mit erläuternden Texten hinterlegt. Der Administrator (Ersteller des unternehmensspezifischen VIS) wird sukzessive mit Hilfe von Fragen und Antwortvorgaben prozessorientiert an sein Managementsystem herangeführt. Auch die Abbildung von Teilen des Managementsystems (z.B. Abfallmanagement) ist möglich.
· Unternehmen, die bereits ein Umweltmanagementsystem aufgebaut und dies z.B. in einem Handbuch dokumentiert haben, können ein VIS auf Basis ihrer bestehenden Unterlagen erzeugen. Die Daten werden durch eine Textübertragungsfunktion in das neue System überführt. Dadurch werden Kommunikations- und Informationsprozesse erheblich verbessert.
· Das VIS ist für die Nutzer/Anwender (alle Mitarbeiter eines Unternehmens) weitgehend selbsterklärend. Es muss lediglich erklärt werden, wo das VIS im Netzwerk abgelegt ist und wie es von dort aufgerufen werden kann. Der Zeitaufwand für die selektive Informationseinholung, beträgt nur wenige Minuten, der zu lesende Informationsumfang reduziert sich auf wenige Seiten, unabhängig davon, ob die gewünschte Information sich auf den persönlichen Verantwortungsbereich einer bestimmten Funktion, eine Organisationseinheit oder auf einen Teilprozess bezieht.
· Das System lässt sich insgesamt nach unterschiedlichen Prinzipien durchsuchen, so können beispielsweise die einer konkreten Verantwortlichkeit zugewiesenen Regelungen, die aus einer Rechtsvorschrift, EMAS oder der ISO 14001 resultieren, ermittelt werden. Durch die Abbildung der unterschiedlichen Strukturen ist auch die Integration verschiedener Managementsysteme möglich.
· Mitgeltende Unterlagen, die eine im Umweltmanagementsystem festgelegte Aufgabe näher beschreiben, wie z.B. Verfahrensanweisungen, Organigramme, lassen sich per Hyperlink aufrufen. Eine Liste der mitgeltenden Unterlagen kann in Sekundenbruchteilen generiert werden.
· Der Änderungsdienst erfordert im Vergleich zur Pflege klassischer Handbücher einen Bruchteil des dort benötigten Zeitaufwandes: es bedarf nur eines Administrators, der die Änderungen im VIS einpflegt. Hierfür stehen verschiedene Tools zur Verfügung. Anregungen im Hinblick auf inhaltliche Änderungen gehen nicht verloren, sondern werden (mit dem Datum des Änderungswunsches und dem Namen des Anregenden) automatisch protokolliert. Verabschiedete Änderungen werden in einem Änderungsarchiv dokumentiert, alte Texte bleiben erhalten und lassen sich jederzeit nachvollziehen.


Öffentlichkeitsarbeit und Präsentation

Das VIS wird im Rahmen der Woche der Umwelt (03./04.Juni 2002) in Berlin erstmals einem breiteren Publikum vorgestellt. Neben den Messetafeln und einer VIS-Rechnerpräsentation werden dort auch Informationen ausgelegt. Eine VIS-Internetseite (Link von der ZiU-Homepage) befindet sich im Aufbau.


Fazit

Mit dem VIS (Verantwortungsinfosystem) gelingt es, den Prozess der Informationseinholung in Umweltmanagementsystemen wesentlich zu verbessern: Gewünschte Informationen sind schnell verfügbar und werden übersichtlich in Tabellenform zusammengestellt. Gesamtzusammenhänge werden z.B. durch die Abbildung von Prozessen vermittelt. Der Änderungsdienst wird durch spezielle Tools erheblich erleichtert. Das System ist weitgehend selbsterklärend und bietet durch die Anbindung mitgeltender Unterlagen per Hyperlink eine integrierte Dokumentenverwaltung. Durch das VIS können UM-Handbücher komplett ersetzt werden. Der Anspruch an Validierungs- oder Zertifizierungsfähigkeit nach EMAS bzw. ISO 14001 wird in vollem Umfang erfüllt. Durch das VIS wird die Akzeptanz von Managementsystemen wesentlich gesteigert. Dies trägt letztlich auch insgesamt zur Verbesserung des Umweltschutzes bei.